Ne desfășurăm activitatea într-un mediu de business care se bazează pe informații și date. Astfel, companiile de toate dimensiunile – indiferent de industrie, produse comercializate sau servicii – se confruntă în prezent cu dificultăți atunci când sunt nevoite să își proceseze toate datele, în special cele despre clienți. Cum îți poți eficientiza aceste operațiuni? Utilizarea unei aplicații CRM, precum Soft1 Cloud CRM, este primul pas. Totuși, simpla adopție a unui nou software nu este suficientă pentru a fructifica la maximum informațiile de business. Citește mai jos cum trebuie să utilizezi o aplicație CRM pentru a profita cu adevărat de informațiile de business și pentru a obține o imagine de ansamblu cât mai clară asupra activității.  

În primul rând, de ce să îți integrezi datele într-un CRM?

Cu siguranța fiecare angajat este angrenat în diverse activități care aduc cu adevărat plus-valoare companiei tale. De ce să le îngreunezi munca și cu sarcini administrative, precum organizarea datelor de business în diverse fișiere care se pot pierde? În ciuda faptului că structurarea și colectarea corectă a informațiilor reprezintă pași cruciali pentru îmbunătățirea proceselor de decizie din cadrul organizației tale, poți face acest lucru foarte ușor cu ajutorul unei aplicații CRM. Astfel, eviți riscul ca informațiile să fie pierdute prin email-uri și documente, iar angajații tăi nu vor mai fi nevoiți să irosească timp prețios căutând date de contact în loc să facă vânzări.

Utilizarea și organizarea datelor într-o singură soluție CRM îți oferă multiple beneficii:

• Acces imediat la informațiile de care ai nevoie despre clienții tăi;
• Facilitarea colaborării dintre departamente;
• Generarea unor rapoarte precise și transparente la nivelul întregii organizații;
• Mai puțină confuzie în interpretarea și prelucrarea datelor.

Așadar, cum te ajută un CRM?

Atunci când ești nevoit să prelucrezi datele despre clienți, una dintre cele mai dificile sarcini este să determini cel mai potrivit mod în care să îți structurezi informațiile. O aplicație CRM vine în ajutorul tău cu structuri predefinite, care îți vor optimiza întregul proces. De exemplu, poți introduce clienții potențiali sub formă de leaduri, pe care le vei putea transforma ulterior în oportunități de vânzare, iar odată câștigate, în proiecte. De asemenea, pentru fiecare lead vei putea introduce date de contact ale clienților, informații despre companie și date despre produsele și serviciile de interes. Practic, cu ajutorul unei astfel de soluții vei asigura colectarea corectă a datelor, în fiecare etapă de vânzare.

Cum să îți organizezi informațiile într-o aplicație CRM?

Simpla utilizare a unei aplicații CRM nu este suficientă pentru a gestiona într-un mod eficient informațiile despre clienți. Iată cum trebuie să abordezi procesul de structurare a datelor pentru a genera cu adevărat eficiență în procesele pre și post vânzare:

1.Automatizează cât mai mult operațiunile manuale de introducere a datelor

Introducerea exclusiv manuală a informațiilor va crește riscul de a genera date greșite despre clienți. Bazându-te pe automatizări și integrări ale sistemelor CRM pentru prelucrarea datelor, aplicația va putea extrage date despre clienți direct de pe site, ori din platformele de marketing, astfel încât întregul proces să se desfășoare mai rapid și mai eficient. Mai mult, poți alege o aplicație CRM care unifică procesele de vânzări și marketing, astfel încât să nu mai ai nevoie de integrări adiționale.

2. Definește proceduri și reguli pentru prelucrarea corectă a informațiilor

Ce este, mai exact, un lead? Care este procesul de gestionare al acestuia? Va fi în responsabilitatea departamentului de vânzări sau marketing? Care sunt canalele prin care ai primit acest lead? Acestea sunt cele mai frecvente întrebări la care trebuie să răspunzi pentru a defini reguli clare, astfel încât să introduci și să prelucrezi corect informațiile.

3. Limitează permisiunile utilizatorilor

Nu toți reprezentanții de vânzări vor avea nevoie de acces la informațiile de facturare ale clienților. De asemenea, unui graphic designer responsabil de campaniile de email marketing nu îi vor trebui alte date de contact ale clienților, cu excepția adreselor de email. Pentru a evita erorile, limitează accesul utilizatorilor doar la anumite informații, astfel încât nu toată lumea să aibă drepturi de editare.

4. Colectează doar informațiile necesare

Procesele de colectare și organizare a datelor despre clienți nu trebuie confundate cu acumularea de date, așadar nu orice informație trebuie păstrată pe termen nelimitat. Decide care sunt elementele care îți trebuie cu adevărat în procesele de business, astfel încât să menții informațiile relevante pentru procesele de decizie.

Concluzie

O aplicație CRM avansată te va ajuta doar în măsura în care o utilizezi corect. Crearea bazelor de date este primul pas, însă ulterior trebuie să te asiguri că acestea sunt gestionate și menținute corect pentru a-ți optimiza operațiunile. Având o interfață intuitivă și funcționalități avansate, Soft1 Cloud ERP te ajută să îți integrezi și să prelucrezi în cel mai eficient mod datele despre clienți, astfel încât să transformi cât mai multe lead-uri în oportunități de vânzare câștigate. Află mai multe despre aplicație aici.