Declarația informativă D406 (SAF-T) devine obligatorie și pentru contribuabilii mici începând cu 1 ianuarie 2025. În România, raportarea SAF-T a început să fie implementată de la 1 ianuarie 2022, când a devenit obligatorie pentru marii contribuabili și de la 1 ianuarie 2023 pentru contribuabilii mijlocii. Ce înseamnă acest lucru? O serie de schimbări semnificative a modului în care micile companii își gestionează procesul de raportare fiscală. Așadar, și cele din urmă vor fi nevoite să depună periodic fișierul SAF-T către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF).

Ce este SAF-T?

SAF-T reprezintă un standard internațional de raportare fiscală utilizat pentru transmiterea electronică a datelor contabile ale companiilor către autoritățile fiscale. În România, societățile sunt responsabile pentru transmiterea acestui fișier către ANAF prin intermediul Declarației D406, depusă în SPV. Spre deosebire de alte declarații fiscale care pot fi completate manual, SAF-T este un fișier electronic de tip .XML, creat exclusiv de software-ul de contabilitate utilizat. El conține informații fiscale extrase automat, exportate și structurate într-un format standardizat. Scopul principal al acestei raportări este să faciliteze accesul autorităților fiscale la datele contabile și fiscale ale companiilor, oferindu-le un instrument simplu de analiză pentru a îmbunătăți eficiența și productivitatea controalelor fiscale.

Care este perioada de grație pentru contribuabilii mici?

Asemenea contribuabililor mari și mijlocii, și contribuabilii mici vor beneficia de o perioadă de grație pentru depunerea Declarației Infomative D406, astfel:
– 6 luni pentru prima raportare, respectiv 5 luni pentru a doua raportare, 4 luni pentru a treia raportare, 3 luni pentru a patra raportare, 2 luni pentru a cincea raportare, pentru contribuabilii care au obligația de transmitere lunară a fișierului SAF-T;
– 3 luni pentru prima raportare pentru contribuabilii care au obligația de transmitere trimestrială a fișierului SAF-T.

Care sunt excepțiile de la obligativitatea depunerii SAF-T?

– persoanele fizice autorizate (PFA)

– întreprinderile individuale (II);

– întreprinderile familiale (IF);

– persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ (PFL);

– asociațiile familiale (ASF);

– societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată și cabinetele individuale de avocați;

– societățile profesionale notariale și birourile individuale notariale;

– cabinetele medicale individuale (CMI);

– societățile profesionale de practiceni în insolvență (SPI);

– întreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată (URL);

– instituțiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate;

– autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare;

– persoanele juridice care utilizează informații clasificate sau dețin documente ale căror specificații tehnice sunt clasificate potrivit legii sau derulează contracte clasificate care impun, potrivit prevederilor legale, măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esențiale de securitate ale statului, în situația în care prin depunerea declarației D406 ar furniza astfel de informații.

Care sunt pașii pe care trebuie să îi urmeze contribuabilii mici?

Evaluarea și actualizarea sistemului contabil: asigură-te că software-ul contabil utilizat poate genera fișierul SAF-T în format XML, conform specificațiilor tehnice impuse de ANAF. Dacă actualul program nu îți oferă această funcționalitate, ia în considerare actualizarea sau înlocuirea acestuia cu o soluție compatibilă, precum Soft1 ERP.

Obținerea unui certificat digital calificat: pentru semnarea electronică a Declarației D406, este necesar un certificat digital calificat. Acesta poate fi achiziționat de la furnizori autorizați, precum CertSIGN. Certificatul va fi utilizat atât pentru semnarea declarației, cât și pentru autentificarea în portalul ANAF.

Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF: dacă nu ești deja înregistrat, creează un cont în SPV, platforma online a ANAF destinată comunicării cu contribuabilii. Acest cont este esențial pentru depunerea electronică a declarațiilor și pentru primirea notificărilor oficiale.

Generarea fișierului SAF-T (Declarația D406): folosește software-ul contabil pentru a extrage și genera fișierul SAF-T în format XML, conform cerințelor specificate de ANAF. Asigură-te că toate datele financiare și contabile sunt corecte și complete.

Validarea fișierului SAF-T: înainte de depunere, utilizează instrumentele de validare puse la dispoziție de ANAF pentru a verifica integritatea și conformitatea fișierului XML. Această etapă ajută la identificarea și corectarea eventualelor erori.

Semnarea electronică a Declarației D406: aplică semnătura electronică utilizând certificatul digital calificat, generând astfel un fișier PDF cu XML-ul atașat și semnat electronic.

Depunerea Declarației D406 prin SPV: autentifică-te în contul SPV și încarcă fișierul semnat electronic. După transmitere, sistemul va emite o recipisă care confirmă primirea și validarea declarației.

Monitorizarea statusului declarației: verifică în mod regulat statusul declarației depuse în SPV pentru a confirma acceptarea acesteia și pentru a remedia prompt eventualele erori semnalate.

Concluzie

După ce contribuabilii mari au fost primii care au implementat raportarea SAF-T în 2022, urmați de contribuabilii mijlocii în 2023, acum a venit momentul ca și contribuabilii mici să se pregătească pentru această schimbare esențială. Începând cu 1 ianuarie 2025, ei vor avea obligația de a transmite către ANAF fișierul standard de audit fiscal (D406), un document electronic care detaliază toate tranzacțiile și operațiunile contabile efectuate.

Implementarea SAF-T de către contribuabilii mici nu reprezintă doar o cerință legală, ci și o oportunitate de a moderniza sistemele contabile și de a crește transparența fiscală. Cu ajutorul soluțiilor pe care ți le oferim, tranziția la acest sistem poate fi gestionată cu ușurință, permițând contribuabililor mici să respecte cerințele legale fără dificultăți majore și să evite eventualele sancțiuni. Având în vedere apropierea termenului limită de 1 ianuarie 2025, este esențial ca toate companiile să înceapă procesul de pregătire pentru a se conforma noilor cerințe fiscale și pentru a rămâne competitive într-un mediu de afaceri tot mai digitalizat.

Modulul SAF-T din cadrul Soft1 ERP este creat special pentru a automatiza generarea și transmiterea fișierelor SAF-T către ANAF, minimizând riscul de erori și reducând substanțial volumul de muncă asociat raportării. Contactează-ne și află detalii!