Dacă ai început procesul de implementare a unui soft ERP, cu siguranță ești familiarizat cu stările mixte care însoțesc lansarea unui proiect de o asemenea anvergură: entuziasmul pentru îmbunătățirile pe care le va aduce activității, dar și îngrijorarea legată de faptul că bugetul alocat ar putea să nu fie suficient.

Prin integrarea tuturor operațiunilor de business într-o singură platformă, de la cele financiare, de resurse umane, marketing și vânzări, producție sau management al lanțului de aprovizionare, un soft ERP poate transforma cu adevărat modul în care afacerea ta funcționează. Desigur, acest lucru este posibil doar dacă proiectul este realizat corect și, mai ales, dacă este accesibil din punct de vedere financiar.

De aceea, înainte de a demara implementarea, este nevoie de o evaluare atentă a nevoilor companiei, a funcționalităților oferite de sistemul ERP, a beneficiilor sale, dar și a costurile implicate. Iar atunci când vine vorba de costuri, măsurarea costului total de proprietate (TCO) este crucială. El include atât cheltuielile de achiziție a softului ERP, cât și toate celelalte costuri pe care le implică implementarea, gestionarea, customizarea și extinderea sistemului ERP pe întreaga perioadă de utilizare.

Ce înseamnă, mai exact, costul total de proprietate? 

Costul total de proprietate (CTO) măsoară atât cheltuielile directe de achiziție a unui sistem software, cât și cele indirecte, dintr-o perioadă specifică de timp. Scopul TCO-ului este de a evalua nu numai costurile de achiziție, dar și toate celelalte cheltuieli conexe – unele evidente, altele mai puțin – care apar ca urmare a utilizării unui soft ERP.

Înțelegerea diverselor costuri care pot apărea înainte de achiziționarea și implementarea unui sistem ERP este esențială. În acest fel, o companie se poate asigura că dispune de resursele necesare pentru a fructifica la maximum potențialul unui soft ERP, fie că ne referim la o eficientizarea operațiunilor, la o înțelegere mai profundă a datelor la nivel de companie sau, în cele din urmă, la luarea unor decizii de business mai bune.

Costul total de proprietate al unui soft ERP, explicat

Când vine vorba de sistemele cloud ERP, termenul „TCO” poate fi ușor înșelător. Acest lucru se datorează faptului că noțiunea de „proprietate” a unui soft în cloud nu are aceeași semnificație ca în cazul sistemelor găzduite pe server propriu.

Achiziția unei aplicații ERP on-premise include un activ tangibil sub forma software-ului, pe care clientul trebuie să-l instaleze pe un echipament hardware fizic. Acest lucru oferă clienților dreptul de a deține software-ul. Pe de altă parte, sistemele ERP în cloud nu reprezintă un activ fizic, iar clienții nu „dețin” software-ul sau echipamentul hardware. Furnizorul ERP îl gestionează și îl controlează, iar clientul cumpără abonamente pentru a accesa aplicația.

Distincția devine importantă din punct de vedere contabil. De ce? Majoritatea costurilor sistemelor ERP stocate pe server propriu sunt considerate cheltuieli de capital, în timp ce costurile asociate cu implementarea unui ERP în cloud sunt tratate ca și cheltuieli operaționale. Astfel, o companie poate calcula TCO-ul unui sistem ERP luând în considerare ambele diferențe contabile, în funcție de tipul de implementare ales.

Cum să calculezi corect TCO-ul unui soft ERP

În mare, costul total de proprietate al unui soft ERP este compus din 3 elemente specifice și presupune adunarea valorilor tuturor acestor elemente într-o sumă unică, astfel:

Costul de achiziție, care depinde de modul în care o companie alege să găzduiască sistemul software. Dacă optezi pentru un ERP on-premise vei plăti pentru o licență software care îți va permite să rulezi aplicația pe serverele interne pe termen nelimitat. Pe de altă parte, achiziția unui soft ERP în cloud implică utilizarea unui abonament, ceea ce înseamnă că vei plăti o taxă anuală sau lunară, în funcție de numărul de utilizatori care accesează sistemul ERP.

Costul de implementare. Indiferent de modul în care este găzduit sistemul ERP, costurile de implementare includ, adesea, serviciile consultanților ERP care te vor ajuta în diferitele etape ale implementării. De la selecția furnizorilor, la analiza proceselor de afaceri și până la strategia de management al schimbărilor, training și migrarea datelor, costurile de implementare acoperă în mare cheltuielile aferente resurselor umane  necesare pentru derularea proiectului. Așadar, calculul TCO-ului ar trebui să includă și serviciile oferite de consultanții ERP pe parcursul derulării proiectului.

Costurile continue. După implementare, sistemele ERP pot necesita actualizări sau dispozitive suplimentare pentru noii utilizatori, astfel încât să beneficiezi de cele mai noi funcționalități. Acest lucru poate duce la creșterea costurilor. În cazul sistemelor ERP în cloud, actualizările serverelor nu sunt necesare, dar actualizările dispozitivelor utilizatorilor trebuie luate în considerare atunci când estimezi cheltuielile.

De asemenea, costurile continue includ și salariile angajaților tăi. Sistemele ERP on premise necesită adesea alocarea unor resurse umane dedicate pentru a menține infrastructura hardware care găzduiește sistemul, precum și pentru a implementa actualizări ale software-ului, ceea ce nu este valabil și în cazul achiziționării unui cloud ERP.  Ambele variante de stocare, însă, vor necesita probabil un training constant al personalului, pe măsură ce noi funcționalități sunt adăugate în sistem.

Din păcate, nu toate cheltuielile care constituie cele trei categorii menționate anterior sunt evidente. De aceea, companiile trebuie să ia în considerare și costurile ascunse ale sistemelor ERP înainte de a merge mai departe cu procesul de achiziție. În caz contrar, riscul de a periclita implementarea sistemului ERP va crește considerabil.

Care sunt costurile ascunse?

Deși calcularea TCO-ului poate părea o acțiune simplă, provocarea constă în identificarea costurilor ascunse care influențează costul total al proprietății. Cunoscute și sub denumirea de costuri intangibile, acestea sunt mai puțin evidente și mai greu de cuantificat. Iată care sunt cele mai frecvente:

Costurile de schimbare organizațională (Change Management)
Unul dintre cele mai subestimate aspecte în implementarea unui ERP este impactul asupra oamenilor și asupra proceselor interne. Trecerea la un nou sistem presupune o schimbare majoră în modul de lucru, ceea ce poate genera rezistență din partea angajaților. Așadar, este necesară investiția în sesiuni de training, materiale educaționale și, uneori, chiar implicarea unor consultanți specializați în change management. De asemenea, în primele luni de utilizare, productivitatea poate scădea temporar din cauza adaptării la noul sistem.

Costurile de personalizare și integrare
Deși multe ERP-uri promit flexibilitate și adaptabilitate, realitatea este că, pentru a corespunde proceselor interne ale unei companii, personalizarea unui astfel de sistem implică un efort financiar semnificativ. Acest lucru include dezvoltări specifice, integrarea ERP-ului cu alte aplicații deja existente (CRM, WMS, BI etc.) și chiar crearea de module noi. Mai mult, aceste customizari pot îngreuna actualizările viitoare ale sistemului, crescând și mai mult costurile pe termen lung.

Costurile cu resursele umane implicate
Implementarea unui ERP necesită implicarea intensivă a angajaților, în special a specialiștilor din IT, contabilitate, logistică și management. Astfel, timpul petrecut de ei pentru implementare, testare și validare înseamnă, de fapt, o alocare a resurselor din activitățile zilnice către proiect. În unele cazuri, poate apărea chiar și nevoia de a angaja specialiști noi sau de a apela la consultanți externi costisitori, pentru a suplini lipsa de experiență internă.

Costurile generate de scăderea temporară a productivității
Oricât de bine ar fi planificată o implementare ERP, este aproape inevitabilă o perioadă de tranziție în care eficiența operațională scade. Angajații învață să folosească noul sistem, apar blocaje sau erori, iar fluxurile de lucru pot fi afectate. În unele cazuri, această perioadă de instabilitate poate duce chiar la pierderi financiare directe, mai ales dacă sistemul este esențial în procesele de producție, vânzare sau livrare.

Concluzie

Estimarea corectă a costului total de proprietate (TCO) al unui sistem ERP nu este doar o formalitate financiară, ci un pas esențial pentru succesul proiectului pe termen lung. Dincolo de costurile vizibile, precum cele de achiziție, implementare și mentenanță, se ascund numeroase cheltuieli mai puțin evidente, dar cu impact real asupra bugetului și eficienței operaționale. De aceea, o analiză realistă a tuturor componentelor TCO-ului, inclusiv a costurilor ascunse, este esențială pentru a evita surprizele neplăcute. Înțelegerea completă a acestor factori permite companiilor să ia decizii informate, să-și planifice bugetele cu precizie și, în cele din urmă, să valorifice pe deplin beneficiile pe care un ERP bine implementat le poate aduce.

Ai și tu nevoie de un soft ERP? Contactează-ne și descoperă SOFTONE ERP, cel mai avansat sistem de gestiune pe care îl poți achiziționa la cele mai mici costuri! Testează DEMO GRATUIT!