Tehnologia evoluează constant, iar transformarea digitală nu se oprește niciodată. Cât de mult contează însă, pentru companii, să țină pasul cu toate aceste schimbări? Odată ce ai implementat o aplicație ERP, indiferent dacă ai optat pentru o versiune On-Premise sau Cloud, este important să ai în vedere și actualizarea sistemului. Nevoia unui upgrade depinde de la o compania la alta, precum și de ritmul de dezvoltare al business-ului sau complexitatea operațiunilor. Cu toate acestea, dacă vei evita să îți actualizezi aplicația pentru o perioadă îndelungată de timp, te vei expune riscului de a nu putea să beneficiezi de toate avantajele pe care tehnologia ți le poate oferi sau te vei afla în situația în care sistemul nu îți va mai putea satisface nevoile.

În cazul în care utilizezi o soluție ERP în Cloud, nu trebuie să îți faci griji. Sistemul este actualizat de către furnizorul tău de soluții software, deseori chiar și fără să-ți dai seama. Însă, daca ai ales o versiune On-Premise, upgrade-ul va rămâne în responsabilitatea ta. Cum poți să știi când este momentul potrivit pentru o schimbare? Citește în continuare și descoperă cele mai importante situații în care actualizarea softului este necesară.

Soluția nu mai ține pasul cu evoluția tehnologică generală

Furnizorii soluțiilor ERP optimizează constant aplicațiile pe care le dezvoltă, pentru a elimina erorile în operare și pentru a adăuga noi funcționalități. Mai mult, și sistemele hardware, serverele și infrastructura IT evoluează în același ritm. Pentru a te asigura că nu vei întâmpina blocaje în operarea aplicației ERP, soluția pe care ai implementat-o trebuie să țină pasul cu toate aceste schimbări. Nu de puține ori se întâmplă ca un soft care nu a mai fost actualizat de mult timp să nu mai poată opera prin intermediul anumitor funcționalități, esențiale pentru buna desfășurare a proceselor de business. Așadar, dacă întâmpini această situație, ar trebui să iei în considerare un upgrade, astfel încât aplicația ERP să funcționeze într-un mod optim.

Afacerea ta s-a dezvoltat foarte mult, iar sistemul nu îți mai satisface nevoile

În cazul în care businessul tău a crescut exponential, cu siguranță va fi nevoie de prelucrarea mult mai multor date de către sistemul ERP. În această situație, este posibil ca aplicația ta să nu integreze anumite funcționalități, iar riscul ca ERP-ul utilizat să nu îți mai satisfacă nevoile va fi foarte mare.  Fie că ai un număr crescut de utiliatori, tranzacții sau proiecte, este important să ai în vedere un update al aplicației ERP odată ce afacerea ta s-a dezvoltat, astfel încât să îți fructifici la maximum resursele. O soluție scalabilă, precum Soft1 Cloud ERP, poate fi cea mai bună variantă. Aplicația pe care ți-o oferim va putea fi dezvoltată odată cu afacerea ta, permițând adăugarea unor noi module și funcționalități oricând ai nevoie.

Nu îți mai poți desfășura activitatea conform legislației în vigoare

Schimbările legislative reprezintă un alt motiv important pentru care trebuie să îți actualizezi aplicația ERP, mai ales pentru activitatea de contabilitate și HR. Introducerea unor noi declarații fiscale, noile reglementări de salarizare, ori digitalizarea interacțiunilor companiilor în relația cu statul afectează rezultatele pe care le obții atunci când utilizezi o versiune veche a unui ERP.  Așadar, pentru a te asigura că îți desfășori activitatea conform legislației în vigoare, ia în considerare actualizarea sistemului business software folosit, astfel încât să îți derulezi procesele în cel mai optim mod.

Ai costuri IT prea mari

Majoritatea companiilor se concentrează asupra reducerii costurilor pe termen scurt și pierd din vedere costurile IT generate de utilizarea unei aplicații ERP învechite, pe termen lung. Cu cât soluția ERP pe care o folosești este mai veche, cu atât mai multe resurse vei avea nevoie să aloci pentru a te asigura că aceasta funcționează într-un mod corect. Indiferent dacă este vorba despre resursele umane implicate, infrastructura hardware necesară sau evoluția tehnologică ce afectează versiunile mai vechi ale sistemului ERP, printr-o analiză amănunțită îți vei da seama că toate aceste costuri sunt mai mari decât costurile aferente actualizării soluției ERP.  

Productivitatea din cadrul companiei tale scade

Rolul unei aplicații ERP este să te ajute să îți automatizezi cât mai multe procese de business, astfel încât să îți crești productivitatea. Pe măsură ce tehnologia avansează, o versiune actualizată a sistemului îți va putea oferi noi funcționalități care nu au fost disponibile atunci când ai implementat soluția, astfel încât să devii mai eficient. Indiferent dacă ai nevoie de o interpretare mai clară a datelor de business, ori de generarea unor rapoarte mai complexe sau noi integrări pentru a simplifica anumite procese, soluția este să actualizezi sistemului ERP utilizat.

Concluzie

În general, o aplicație ERP are o durată de viață de până la zece ani însă, având în vedere rapiditatea schimbărilor tehnologice, orice soluție are nevoie de îmbunătățiri și mentenanță pentru a funcționa într-un mod care să aducă plus-valoare afacerii tale, în orice moment. Cum determini momentul în care ai cu adevărat nevoie de un upgrade al sistemului? Ținând cont de toate situațiile menționate, îți vei putea face o idee mai clară despre necesitatea acestui pas în compania ta, astfel încât să îți creezi o strategie pe termen lung și să crești durata de viața a sistemului ERP utilizat.

Încă nu folosești o soluție ERP? Testează DEMO GRATUIT Soft1 Cloud ERP, cea mai avansată aplicație în Cloud disponibilă pe piața din România și descoperă-i beneficiile!