Sistemele ERP reprezintă o componentă esențială în gestionarea eficientă a afacerilor moderne, iar tot mai multe companii aleg să implementeze o astfel de aplicație. Un ERP permite integrarea tuturor proceselor într-o singură aplicație, oferă o transparență sporită asupra operațiunilor și îmbunătățește colaborarea dintre diferite departamente prin accesul facil la toate informațiile de business. Totuși, chiar dacă beneficiile oferite de un ERP sunt evidente, se întâmplă deseori ca noul sistem să nu fie utilizat corect de către angajați. Care sunt motivele și cum pot fi depășite aceste blocaje? Citește în continuare!

Lipsa unui training adecvat și complet

Schimbarea modului de lucru poate fi un proces care întâmpină rezistență din partea angajaților, mai ales dacă nu au beneficiat de un training adecvat în utilizarea noii aplicații ERP. Fără a înțelege în profunzime cum se utilizează sistemul, care sunt pașii pe care trebuie să îi parcurga fiecare angajat pentru a se bucura de avantajele pe care aplicația le oferă și care sunt rezultatele pe care compania speră să le obțină, cel mai probabil efortul de a utiliza o soluție business software avansată nu va genera rezultatele dorite. Deseori, companiile alocă toate resursele umane și financiare procesului de implementare și nu acordă atât de multă importanță training-ului oferit angajaților. De ce este această abordare o greșeală? Pentru că angajații tăi nu vor înțelege cu adevărat cum funcționează sistemul ERP, nu îl vor utiliza corect și vor avea doar o înțelegere superficială asupra capacităților sistemului.

Soluția noastră? Asigură-te că furnizorul tău ERP îți oferă training-uri complete în utilizarea aplicației, adaptate fiecărui departament în parte. Totodată, este vital să beneficiezi și de suport odată ce începi să utilizezi aplicația, astfel încât să rezolvi eventualele probleme neprevăzute care pot apărea, fără a afecta activitatea business-ului tău.

Interfață aplicației ERP este mult prea complexă și greu de înțeles

O aplicație business software trebuie creată având în minte nevoile utilizatorilor finali. Cu toate astea, câteodată dezvoltatorii nu iau în considerare acest aspect suficient de mult atunci când este vorba despre personalizarea soluției. Astfel, unul dintre cele mai frecvente motive pentru care angajații nu se pot obișnui cu o nouă aplicație ERP este faptul că interfața de utilizare nu este deloc intuitivă, în cazul în care operațiunile companiei sunt complexe. Dacă observi că angajații tăi nu pot înțelege cum să lucreze în noul sistem ERP, chiar și după ce au beneficiat de training, este timpul să re-evaluezi alegerea făcută.

Soluția noastră? Această situație este foarte dificilă, mai ales dacă deja ai depus toate eforturile să implementezi un nou sistem ERP. Din acest motiv, îți recomandăm să te concentrezi asupra aspectelor UX înainte de a alege o aplicație. În etapa de selecție, cere furnizorilor să îți facă o prezentare demo cât mai complexă, care să îți prezinte fluxuri de lucru similare cu cele existente în compania ta. În acest fel vei putea evalua dacă aplicația este ușor de folosit sau nu. De exemplu, Soft1 Cloud ERP îți oferă o intervață prietenoasă și intuitivă, astfel încât să poți opera în aplicație cât mai simplu. Totodată, poți vizualiza informațiile de business prin intermediul unor rapoarte interactive, iar ecranul de lucru poate fi personalizat în funcție de nevoile fiecărui utilizator. Dacă totuși nu ai făcut cea mai bună alegere în ceea ce privește noul sistem ERP, colaborează cu dezvoltatorul ERP pentru a simplifica anumite fluxuri de lucru, pe cât de mult posibil.

Reticența față de noile tehnologii

În general, oamenii sunt rezistenți la schimbare, iar cel mai probabil acest lucru este valabil și pentru angajații tăi. Schimbarea unei tehnologii poate fi un proces copleșitor pentru echipă dacă anumiți membri nu dețin cunoștințe tehnice, se simt depășiți de avansul tehnologic sau se tem să facă greșeli. De exemplu, în cazul operațiunilor financiar-contabile, care necesită o atenție sporită, iar erorile au repercusiuni monetare asupra companiei, cu siguranță specialiștii din departament vor avea o rezistență mai mare în utilizarea unei noi aplicații, în favoarea soluțiilor contabile cu care s-au obișnuit.

Soluția noastră? Oferă-le angajaților cât mai mult training posibil și ia în considerare utilizarea în paralel a noului sistem ERP cu vechile aplicații, pentru o perioadă limitată de timp. Astfel, angajații tăi vor fi siguri că dispun de toate instrumentele de care au nevoie pentru a-și desfășura activitatea într-un mod corect și  le vei oferi oportunitatea să se obișnuiască cu noua aplicație ERP, în timp ce au siguranța că pot apela și la vechile sisteme dacă întâmpină probleme.

Lipsa integrărilor și a personalizării sistemului ERP

În momentul în care alegi o soluție ERP este important să iei o decizie în funcție de nevoile operaționale ale companiei tale. Aplicația poate încorpora toate procesele mele de business? Poate fi integrată cu celelalte sisteme pe care le utilizez? Dispunde de capacitatea de a fi personalizată conform cerințelor mele? Iată câteva întrebări la care trebuie să răspunzi înainte de a achiziționa un soft ERP. În cazul în care aplicația nu îți oferă toate aceste beneficii, angajații tăi vor întâmpina probleme în utilizarea ERP-ului, iar munca lor va fi îngreunată. Pentru ca utilizatorii să vadă valoarea sistemului, asigură-te că soluția aleasă se potrivește nevoilor și cerințelor individuale ale echipei tale. În caz contrar, aplicația nu va fi utilizată de către angajați, iar investiția ta nu va avea randamentul dorit.

Soluția noastră? Implică-ți echipa în procesul de selecție al sistemului ERP și discută în detaliu care sunt operațiunile care trebuie integrate. Totodată, colaborează îndeaproape cu furnizorul ERP pentru a transpune toate aceste procese de business în aplicație și pentru a efectua toate integrările și customizările de care ai nevoie. Acest pas trebuie făcut înca din etapa de implementare a sistemului, astfel încât, după go-live, angajații să poată beneficia de toate avantajele pe care soluția ERP le oferă.

Concluzie

Utilizarea corectă a unui ERP poate aduce cu adevărat plus-valoare afacerii tale. Cu toate acestea, pentru a fi folosit într-un mod eficient, este important să ai grijă ca aplicația să fie implementată corect, iar echipa ta să beneficieze de tot training-ul de care are nevoie pentru a înțelege modul de operare al noii aplicații. Alegând o soluție cu o interfață intuitivă, cu capacități de personalizare și care se potrivește perfect nevoilor companiei, îți vei putea determina angajații să îmbrățișeze noua aplicație mult mai ușor.

Ești în căutarea unei soluții ERP avansate, care să permită o personalizare completă? Descoperă Soft1 Cloud ERP, cea mai inovatoare aplicație de business în Cloud din România, care îți oferă toate beneficiile de care ai nevoie: personalizare, flexibilitate în operare, mobilitate și implementare rapidă, cu cele mai mici costuri. Testează aici demo gratuit!