Te afli în plin proces de implementare a unui sistem ERP? Cu siguranță ai auzit mulți termeni pe care probabil nu i-ai mai intâlnit niciodată. Știi însă ce înseamnă ei cu adevărat? Dacă tu sau membrii echipei tale de proiect folosiți greșit terminologia, confuzia va deveni omniprezenta. Așadar, indiferent dacă ești un director responsabil de procesul de transformare digitală din companie sau un profesionist IT implicat în implementarea soluției software, este esențial să utilizezi corect termenii specifici industriei ERP.

Ca să clarifici ce înseamnă cu adevărat denumirile cel mai des utilizate, citește în continuare! Ți-am pregătit o analiză a celor mai importante cuvinte care sunt deseori înțelese greșit, astfel încât să ai toate cunoștințele necesare pentru o implementare ERP de succes.

Automatizarea fluxurilor de lucru

Automatizarea fluxurilor de lucru (workflow automation) înseamnă proiectarea, execuția și automatizarea anumitor procese de business având la bază un set de reguli, astfel încât task-urile, informațiile sau documentele să fie trimise de la un utilizator la altul. Ea reduce erorile umane, economisește timp și asigură consistență, automatizând transferul informațiilor și îmbunătățind procesele de decizie, eficiența și performanța organizațională.

Confuzia? Deseori, automatizarea fluxurilor de lucru este percepută doar ca o automatizare a proceselor simple și repetitive. Totuși, ea implică orchestrarea unor secvențe complexe de acțiuni pentru a asigura eficiență și consistență în desfățurarea operațiunilor de business la nivelul întregii companii, nu doar la nivel de sarcini individuale.

Data Lake

Terminologia definește un depozit de stocare a informațiilor care conține o cantitate vastă de date brute ce urmează a fi utilizate. Cu toate acestea, se întâmplă deseori ca un „data lake” să fie confundat cu „data warehouse”, cel din urmă fiind un depozit de date structurate unde informațiile sunt deja procesate și alocate pentru a fi utilizate cu un scop precis. Data lake-ul poate stoca atât informații nestructurate, cât și structurate, ceea ce îl face mai flexibil, dar necesită o gestionare mai sofisticată a informațiilor.

Total Cost of Ownership (TCO)

În general, TCO-ul reprezintă o estimare a tuturor costurilor directe și indirecte pe care le implică achiziția unui produs sau sistem. Neîntelegerea termenului apare atunci când cumpărătorii se gândesc la TCO doar ca la cheltuielile inițiale de achiziție, deși el include toate costurile asociate cu achiziția, implementarea și mentenanța sistemului ERP pe toată durata sa de viață. Practic, atunci când calculăm total cost of ownership pentru un sistem, trebuie să luăm în considerare toate cheltuielile, de la licențiere, implementare, personalizare, integrare cu alte sisteme, training al angajaților și până la actualizări de software, suport tehnic sau securitate.

Business Intelligence (BI)

Tehnologia Business Intelligence integrată cu un soft ERP oferă posibilitatea de a colecta, analiza și prezenta date relevante pentru a sprijini luarea deciziilor în cadrul companiei. Așadar, BI extrage informații din sistemul ERP și creează rapoarte detaliate, analize și previziuni. Confuzia apare atunci când utilizatorii consideră BI-ul ca fiind doar un set de rapoarte standard, fără să înțeleagă potențialul său avansat de analiză și vizualizare a datelor pentru a lua decizii strategice mai bune. Fiind o tehnologie inovatoare, cu ajutorul BI poți genera analize predictive despre vânzări pentru a înțelege tendințele istorice și pentru a anticipa cererile viitoare, îți poți segmenta clienții în funcție de comportamentul de cumpărare sau preferințe și poți chiar genera dashboard-uri interactive pentru a explora informațiile de business într-un mod dinamic.

Personalizarea sistemului ERP

Personalizarea unui ERP presupune modificarea codului sursă pentru a adapta funcționalitățile software-ului conform nevoilor specifice ale unei companii. De multe ori, personalizarea sistemului este confundată cu configurarea acestuia, deoarece ambele procese implică ajustări ale aplicației. Totuși, configurarea unui ERP se referă la modificarea setărilor și a parametrilor interni deja disponibili, fără a altera codul sursă. Include setarea fluxurilor de lucru, a regulilor de business și a opțiunilor de raportare pentru a răspunde cerințelor organizației, fiind mai rapidă și mai puțin costisitoare decât procesul de personalizare.

Scalabilitatea aplicației ERP

Scalabilitatea se referă la capacitatea softului ERP de a se adapta pe măsură ce afacerea se dezvoltă, permițând adăugarea de noi utilizatori, funcționalități sau volume mari de date, fără a compromite performanța. Însă, nu de puține ori, scalabilitatea este înțeleasă ca și flexibilitate a sistemului. Flexibilitatea se referă la ușurința cu care softul poate fi configurat și ajustat pentru a răspunde cerințelor de business în schimbare, fără a necesita modificări majore. Așadar, reprezintă capacitatea de a reconfigura fluxurile de lucru, setările sau chiar de a integra noi module fără a afecta stabilitatea sistemului. În schimb, scalabilitatea se concentrează pe extinderea capacității sistemului și a funcționalităților acestuia, pe măsură ce afacerea crește.

În concluzie, înțelegerea corectă a terminologiei utilizate în industria ERP este esențială pentru o implementare de succes și pentru a evita confuziile care pot afecta negativ procesele de afaceri. Fie că este vorba de automatizarea fluxurilor de lucru, evaluarea TCO-ului sau maximizarea potențialului BI, fiecare termen are un impact semnificativ asupra modului în care organizația ta va utiliza și va beneficia de sistemul ERP. Claritatea în utilizarea acestor termeni nu doar că va facilita o comunicare eficientă în cadrul echipei tale, dar va contribui și la luarea unor decizii informate, care vor asigura succesul pe termen lung al companiei tale.