Implementarea și integrarea unui ERP cu aplicații terțe reprezintă primul pas către transformarea digitală a business-ului tau, însă există câteva aspecte pe care trebuie să le ai în vedere atunci când începi acest proces. Fie că dorești conectarea ERP-ului existent cu o nouă soluție implementată, ori că ai în vedere conectarea tuturor sistemelor pe care le utilizezi, procesul de integrare al aplicațiilor vine la pachet cu anumite provocări. Care sunt cele mai frecvente greșeli pe care companiile le fac în acest punct și cum să le eviți? Citește în continuare și descoperă sfaturile pe care ți le oferim!  

În primul rând, ce implică integrarea unui ERP?

Fără anumite integrări ale soluției de enterprise resource planning, multe operațiuni de business vor fi în continuare efectuate manual și, implicit, vor fi ineficiente. De exemplu, transferul datelor din sistemul ERP în altă aplicație va fi un proces incredibil de lent. Mai mult, migrarea manuală a datelor va crește și riscul erorilor umane, ceea ce va avea implicații financiare asupra organizației tale. Integrând sistemul ERP cu toate celelalte aplicații utilizate în compania ta, îți vei centraliza într-un mod corect informațiile de business și vei putea automatiza toate fluxurile de lucru, astfel încât să îți simplifici activitatea. De exemplu, în cazul în care departamentul de contabilitate va avea nevoie de informații de la echipa de vânzări, le va putea accesa direct din sistemul ERP, fără a mai fi nevoie de niciun schimb de e-mailuri și fără a mai exista întârzieri.  

Care sunt cele mai des întâlnite probleme în integrarea unui ERP?

#1. Gestionarea unui volum mare de date

Odată ce ai decis să integrezi sistemul ERP cu alte aplicații, trebuie să acorzi o importanță deosebită datelor pe care le vei prelucra. Duplicarea sau ștergerea accidentală a informațiilor reprezintă un risc pe care trebuie să îl ai în vedere. Deoarece integrarea sistemelor va implica prelucrarea unor volume mari de informații, îți recomandăm să le gestionezi cu atenție. Multe procese și fluxuri de lucru sunt extrem de sensibile chiar și la schimbările mici, iar o simplă greșeală în gestionarea informațiilor poate provoca un efect de domino în întreaga organizației. Asigură-te că furnizorul tău ERP responsabil de integrarea soluțiilor folosește strategia corectă pentru a minimiza impactul integrărilor asupra bunului mers al operațiunilor, dar și că informațiile sunt prelucrate corect.

#2: Complexitatea crescută a procesului de integrare

Conectarea cu succes a software-ului ERP cu alte sisteme este o operațiune complexă, ce necesită înțelegerea în profunzime a tuturor proceselor desfășurate în cadrul organizației. Astfel, este important să analizezi în detaliu operațiunile din cadrul tuturor departamentelor pentru a interconecta într-un mod corect aplicațiile utilizate și pentru a obține rezultatele dorite.

#3: Transmiterea informațiilor în timp real

În prezent, integrarea soluției ERP cu alte aplicații terțe necesită transmiterea informațiilor în timp real, ceea ce poate fi o sarcină dificilă. În trecut, datele din sistemul ERP erau procesate doar în anumite intervale de timp, ele fiind colectate până la atingerea unui anumit prag. Odată cu evoluția tehnologiei ERP, lucrurile s-au schimbat. Luând în considerare volumul mare de date care trebuie prelucrat de către orice organizație, acum este nevoie de accesarea și interpretarea informațiilor în timp real. De ce este o provocare? Procesarea datelor în timp real impune o serie de automatizări care deseori nu sunt standardizate în sistemele ERP. În acest caz, ele vor implica un efort suplimentar pentru a fi efectuate. Așadar, în funcție de nevoile companiei tale este esențial să înțelegi care îți sunt obiectivele de business înainte de a alege o soluție ERP. Dacă procesarea datelor în timp real este necesară pentru optimizarea fluxurilor de lucru, orientează-te către o platformă ERP care îți permite acest lucru.

#4. Trainingul utilizatorilor

Sistemele ERP integrate sunt extrem de complexe și deseori pot apărea probleme în utilizarea lor dacă angajații nu beneficiează de un training potrivit. Multe proiecte de integrare eșuează tocmai din cauza faptului ca utilizatorii nu știu cum să folosească sistemele. Soluția? Oferă fiecărei echipe o instruire dedicată, în funcție de specificul activității pe care îl desfășoară, astfel încât să te asiguri că noul mod de lucru va fi înțeles și îmbrățișat de angajați.

#5. Securitatea datelor

Aplicația ERP pe care o utilizezi integrează toate datele de business ale companiei tale, așadar alegerea celei mai potrivite soluții pentru a asigura o securitate avansată este extrem de importantă. De exemplu, Soft1 Cloud ERP garantează maximum de siguranță, utilizând platforma Microsoft Azure. De asemenea, odată demarat procesul de integrare al sistemului ERP cu aplicațiile terțe trebuie să ai în vedere și nivelul de securitate al acestora, astfel încât să eviți riscul compromiterii informațiilor de business. Ce trebuie să faci? Asigură-te că sistemele utilizate sunt actualizate cât mai des și implementează autentificarea cu mai mulți factori.

În concluzie, majoritatea soluțiilor ERP permit integrări, într-o măsură mai mică sau mai mare. Alegerea aplicației depinde însă de nevoile de business ale companiei tale. Pentru a obține rezultatele dorite, trebuie să ai o imagine de ansamblu cât mai clară asupra proceselor operaționale, astfel încât să știi care sunt integrările de care ai nevoie. O aplicație precum Soft1 Cloud ERP, care îți permite multiple integrări și care poate fi personalizată în funcție de nevoile tale poate fi cea mai sigură alegere. Testează și tu DEMO GRATUIT aici și descoperă aplicația!