În prezent, cerințele clienților devin tot mai mari, iar companiilor de producție le este din ce în ce mai greu să își susțină marjele de profit. Din acest motiv, ele sunt nevoite să adopte tehnologii avansate pentru a-și optimiza operațiunile. Un sistem ERP devine astfel un instrument esențial în tranziția lor spre digitalizare. Acesta oferă o platformă unificată pentru gestionarea tuturor resurselor și operațiunilor de producție, permițând obținerea unei viziuni de ansamblu asupra întregii activități.

Totuși, implementarea unui ERP este o decizie strategică majoră, cu impact direct asupra proceselor interne. Nu este o simplă achiziție software, ci un proces profund de transformare digitală a întregii organizații. Din păcate, multe companii pornesc în această călătorie fără o planificare atentă, subestimând complexitatea proiectului. Rezultatul? Costuri care scapă de sub control, întârzieri, rezistență internă și, în final, o soluție care nu aduce plus-valoarea dorită.

De aceea, este esențial ca, înainte de implementarea unui soft ERP, fiecare companie de producție să-și adreseze câteva întrebări fundamentale. Răspunsurile vor ghida nu doar alegerea soluției potrivite, ci și strategia de implementare, gradul de implicare internă și succesul proiectului pe termen lung. Iată care sunt cele mai importante întrebări: 

Care sunt operațiunile critice și cum vor fi afectate de implementarea unui ERP?

Fiecare companie are propriile procese care contribuie direct la dezvoltarea afacerii. În industria de producție, acestea pot include planificarea producției, gestionarea stocurilor, aprovizionarea, controlul calității, trasabilitatea produselor, întreținerea echipamentelor și multe altele. Un ERP performant trebuie să sprijine și să îmbunătățească aceste procese, nu să le blocheze sau să le complice. De aceea, maparea detaliată a fluxurilor operaționale existente înainte de implementare este crucială.

Întreabă-te, care sunt procesele care generează cele mai mari costuri? Unde apar cele mai frecvente blocaje sau erori? Care sunt activitățile care consumă cel mai mult timp și resurse? Un ERP va aduce beneficii doar dacă este capabil să automatizeze, să integreze și să ofere vizibilitate asupra acestor operațiuni critice. 

De exemplu, o companie care produce componente personalizate are nevoie de o trasabilitate extinsă și de o integrare strânsă între comenzile de vânzare, proiectare și producție. Dacă nu identifici de la început aceste procese, riști să alegi o soluție generică, care nu răspunde nevoilor reale ale afacerii tale. În plus, lipsa unei astfel de analize poate duce la supradimensionarea proiectului sau la ignorarea unor funcționalități importante.

Ce obiective concrete urmărești prin integrarea unui ERP?

Orice investiție majoră trebuie să vină la pachet cu obiective clare, măsurabile. Implementarea unui ERP nu face excepție. Din păcate, multe organizații pornesc acest proces cu intenții vagi care, deși valide, nu sunt suficiente pentru a ghida selecția unui sistem ERP potrivit și pentru a defini succesul implementării. Așadar, asigură-te că îți stabilești obiective specifice, precum reducerea cu 20% a timpului de procesare a comenzilor, diminuarea cu 15% a stocurilor din depozit, creșterea acurateței planificării producției sau scurtarea termenelor de livrare. 

Astfel de obiective oferă o direcție clară proiectului și permit evaluarea performanței ERP-ului după implementare. Mai mult, obiectivele trebuie aliniate cu strategia generală a companiei. Dacă vizezi extinderea activității pe piețe externe, ERP-ul trebuie să susțină mai multe valute și limbi. Dacă te orientezi spre producție personalizată, ai nevoie de flexibilitate în configurarea comenzilor. 

Ce buget poți aloca pentru acest proiect?

Costurile asociate implementării unui ERP sunt adesea subestimate. Multe companii de producție iau în calcul doar prețul de achiziție sau abonamentul lunar, dar ignoră o serie de alte cheltuieli esențiale: costurile de implementare, de consultanță, formare a angajaților, integrare cu sistemele existente, personalizare, testare sau mentenanța ulterioară a sistemului.

În plus, există și costuri indirecte, precum timpul investit de angajați în optimizarea sistemului, posibilele întreruperi în procesele curente, ori nevoia de upgrade al infrastructurii IT. Toate aceste aspecte trebuie anticipate și incluse într-un buget realist, care să acopere întregul ciclu de viață al proiectului, nu doar faza inițială.

Astfel, înainte de implementarea unui sistem de gestiune, asigură-te că ți-ai setat un buget corect. De asemenea, analizează ce opțiuni de achiziție îți oferă furnizorii ERP deoarece în funcție de structura financiară a companiei, unele variante pot fi mai avantajoase decât altele (cloud versus on-premise).

Care este nivelul de personalizare a softului ERP de care ai nevoie? 

Unul dintre marile avantaje oferite de aplicațiile ERP moderne, precum SOFTONE ERP, este flexibilitatea pe care o oferă. Trebuie însă să creezi un echilibru pentru adaptarea corectă a noului soft la procesele companiei tale. Personalizările excesive pot deveni costisitoare, greu de întreținut și pot îngreuna actualizările ulterioare. În multe cazuri, sistemele ERP sunt create în funcție de cele mai bune practici din industrie, iar ajustarea proceselor interne pentru a le urma poate aduce beneficii semnificative. Alege întotdeauna un ERP flexibil, dar pune accent pe standardizare acolo unde este posibil. Un sistem simplu, scalabil și bine implementat este mult mai valoros decât unul ultra-personalizat, greu de operat și întreținut.

Cum măsori performanța softului după implementare?

Un ERP nu trebuie evaluat doar după cât de repede a fost implementat, ci mai ales după impactul său asupra performanței companiei. Fără stabilirea unor indicatori clari de performanță, nu vei putea spune dacă investiția a meritat sau dacă sistemul este folosit la potențialul său maxim.

Așadar, ce trebuie să faci? Stabilește de la început o listă de KPI relevanți pentru compania ta, fie că este vorba de reducerea timpului de procesare a comenzilor, creșterea acurateței în inventar, îmbunătățirea timpilor de livrare, scăderea costurilor de producție sau reducerea retururilor. Mai mult, pe lângă acești indicatori cantitativi, urmărește-i și pe cei calitativi, de la nivelul de adopție al utilizatorilor, satisfacția clienților, îmbunătățirea comunicării interne sau trasabilitatea proceselor.

Definirea acestor KPIs nu doar că va ghida implementarea, dar va permite ajustarea ERP-ului pe parcurs. Un sistem bun este cel care evoluează odată cu nevoile companiei. Totodată, include și un plan de audit post-implementare: după 3, 6 și 12 luni analizează rezultatele, colectează feedback și ajustează setările sau fluxurile acolo unde este necesar.

Concluzie

Implementarea unui sistem ERP este o decizie strategică, care poate aduce beneficii uriașe în termeni de eficiență, control și scalabilitate. Însă succesul nu ține doar de sistemul software, ci și de cât de bine înțelegi provocările interne, de cât de clar îți definești obiectivele și de cât de pregătită este echipa ta pentru schimbare.

Dacă ești în pragul unei astfel de decizii, folosește aceste întrebări pentru a evalua necesitatea implementării unui soft ERP în cadrul companiei tale. Iar dacă ai nevoie de o aplicație inovatoare, potrivită pentru nevoile afacerilor de producție, testează DEMO SOFTONE ERP!