Dezvoltându-se, companiile mici ajung inevitabil să își crească complexitatea operațiunilor, iar tehnologiile minimale și procesele improvizate nu vor mai fi suficiente. Pe măsură ce o întreprindere face trecerea de la zeci de clienți, la sute sau chiar mii, deschizându-și în același timp noi subsidiare și angajând tot mai multe persoane, va deveni din ce în ce mai dificil să folosească aplicațiile pe care le-a ales în momentul în care era doar un start-up. Astfel, inevitabil apare întrebarea „care este aplicația business software de care am nevoie acum?” – un simplu program de contabilitate sau ceva mai complex. Companiile ajung așadar să compare avantajele și dezavantajele programului de contabilitate cu cele ale unui sistem ERP.

Ce este un sistem ERP?

O aplicație software avansată, care poate acoperi și integra toate procesele de business din cadrul unei companii. Baza de date a unui soft ERP înclude atât date financiare, de producție, marketing și vânzări, distribuție, ori HR. Ce înseamnă acest lucru? Că managerii pot folosi aplicația pentru a unifica toate operațiunile, astfel încât să își automatizeze absolut toate procesele de lucru și să obțină informații valoroase despre performanța companiei, atât la nivel general, cât și la nivel de departament. Totodată, cu ajutorul sistemelor ERP, procesele care necesită îmbunătățiri pot fi identificate mult mai ușor pentru a crește eficiența.

Ce este un program de contabilitate?

Un program de contabilitate integrează doar operațiunile financiare ale unei companii, ajutând la gestiunea activelor fixe, cheltuielilor, veniturilor, creanțelor, obligațiilor de plată și la generarea registrelor contabile pentru raportare și analiză. Practic, include toate datele financiare din cadrul unei organizații pentru a oferi acces imediat la informații, actualizate în timp real. Totodată, pot integra rapoarte de tip P&L pentru a oferi vizibilitate asupra performanțelor la nivel operațional.

Diferențe cheie dintre un program de contabilitate și un sistem ERP

În momentul în care o companie ajunge la o anumită mărime, reprezentanții financiari vor petrece din ce în ce mai mult timp efectuând operațiuni fiscale. În cazul unui antreprenor care facturează doar câteva zeci de servicii sau produse pe lună pentru 50-60 de clienți, procesul contabil este mult mai ușor și poate fi efectuat manual, într-un simplu spreasheet. Totuși, dacă ne raportăm la 1000, 5000 sau chiar 10.000 de clienți, operațiunile contabile pot deveni copleșitoare foarte ușor.

Acesta este deseori momentul în care organizațiile încep să se orienteze către sisteme software care le pot ajuta să își desfășoare procesele mai eficient. Primul gând ar putea fi un program de contabilitate mai avansat, care poate face față la dezvoltarea exponențială a companiei prin urmărirea vânzărilor, a încasărilor, plăților către furnizori și calcularea profitabilității. Un soft contabil ar putea fi o opțiune, însă nu te va putea ajuta să îți gestionezi relația cu furnizorii, angajații sau să monitorizezi corect costurile aferente activității din alte departamente.

Astfel, pentru a nu avea toate informațiile înregistrate în diferite aplicații, poti opta pentru un sistem ERP și vei utiliza o singură soluție pentru absolut toate procesele din cadrul companiei tale. Totodată, acest lucru îți va permite să obții informații valoroase despre afacerea ta prin prelucrarea tuturor datelor, astfel încât să iei decizii informate pentru a crește profitabilitatea.

Iată care sunt, cu exactitate, diferențele dintre cele două tipuri de sisteme:

De ce este un sistem ERP cea mai bună alegere pentru o afacere în creștere

În momentul în care un business abia își începe operațiunile, desfășurarea proceselor interne poate fi destul de neorganizată. Pe măsură ce se dezvolta, acest lucru trebuie să se schimbe. Deoarece un soft ERP include foarte multe module, de la management financiar, producție, distribuție, ori CRM, el reprezintă alegerea perfectă pentru o companie în continuă dezvoltare. O soluție scalabilă precum Soft1 Cloud ERP va putea fi utilizată indiferent de noile procese de business pe care le vei avea. Mai mult, un sistem ERP îți va oferi o viziune de ansamblu asupra activității tuturor departamentelor, deoarece vei avea toate datele de business într-o singură aplicație. Acest lucru îți va crește cu siguranță eficiența.

În concluzie, în cazul în care organizația ta nu a ajuns la un nivel ridicat de complexitate, probabil un program de contabilitate este ceea ce ai nevoie. Dacă vrei să obții un nivel înalt de digitalizare al operațiunilor și ai nevoie să îți gestionezi procese avansate la nivelul tuturor departamentelor, nu ezita să optezi pentru o aplicație ERP. Vrei să descoperi Soft1 Cloud ERP? Testează GRATUIT versiunea demo a soluției pe care ți-o oferim!