În prezent, majoritatea companiilor aleg sisteme ERP care îmbunătățesc eficiența operațională, acest lucru fiind o necesitate. Cât de importantă este, însă, experiența de utilizare oferită de softul de gestiune și ușurința cu care poate fi folosit de către utilizatori? Pe măsură ce ERP-urile devin tot mai sofisticate, observăm că UX în design-ul acestora devine un factor diferențiator puternic în selecția software-ului. De ce? Pentru că o soluție intuitivă crește satisfacția angajaților și facilitează procesul de adopție a soluției la nivelul întregii companii. Așadar, care sunt specificațiile UX care fac un soft ERP să fie mai prietenos și de ce sunt importante? Descoperă în continuare cele mai importante beneficii și caracteristicile cheie ale unui soft user friendly.

Importanța experienței utilizatorului ERP, dincolo de funcționalitățile de bază ale sistemului

Organizațiile evaluează adesea sistemele ERP în funcție de caracteristici, preț și capacitatea lor de a integra procesele de business ale companiei. Cu toate acestea, concentrarea exclusivă asupra funcționalităților, fără a lua în considerare și ușurința cu care utilizatorii pot interacționa cu noua aplicație, poate duce la alegerea unui soft inflexibil și greoi. Cu alte cuvinte, este la fel de important să te asiguri că aplicația ERP este intuitivă și ușor de utilizat. Iată de ce:

Crește productivitatea angajaților și reduce riscul erorilor

Atunci când aplicațiile ERP sunt intuitive, angajații petrec mai puțin timp navigând prin meniuri pentru a le înțelege și mai mult timp concentrându-se asupra responsabilităților. Un soft de gestiune prietenos simplifică procesele de data entry și generează analize și rapoarte ușor de înțeles pentru utilizatori. În schimb, o interfață complicată va crește rata erorilor, va necesita training suplimentar și va încetini fluxurile de lucru.

Facilitează managementul schimbării

Sistemele ERP intuitive facilitează procesul de adopție al acestora de către angajați și reduc rezistența la schimbare. Dacă utilizatorii consideră că noul soft este ușor de învățat și de folosit, ei vor fi mult mai receptivi în a-i înțelege modul de operare și de a integra utilizarea aplicației ERP în activitatea lor zilnică. Astfel, o experiență UX simplificată devine un factor puternic ce susține managementul schimbării, astfel încât procesul de adopție a noului sistem să fie mult mai ușor la nivelul întregii organizații.

De exemplu, o companie de producție ar putea implementa un sistem ERP cu module de producție și inventar ușor de navigat. Acest lucru ar permite managerilor de producție și operatorilor să actualizeze nivelurile de inventar și programele de producție, fără un training avansat sau alte procese complicate. Drept rezultat, managementul schimbării se va concentra mai puțin către convingerea angajaților să accepte un nou instrument de lucru și mai mult către abilitatea acestora de a-l utiliza într-un mod mai eficient.

Crește satisfacția angajaților și reduce fluctuația de personal

Sistemele ERP reprezintă, de cele mai multe ori, cel mai important instrument de lucru al angajaților. Așadar, daca acestea sunt prea complexe și greu de utilizat, pot provoca frustrare, reducând nivelul de satisfacție și chiar determinând angajații să părăsească organizația. În schimb, dacă munca lor este simplificată prin utilizarea unui ERP prietenos, ei vor fi mai predispuși să rămână implicați în activitatea pe care o desfășoară. Interfața softului de gestiune centrată pe nevoile utilizatorilor le va permite să își rezolve task-urile mai eficient, să comunice fără probleme cu celelalte departamente și să ia decizii mult mai informate, în funcție de date precise. Acest lucru stimulează cu adevărat nivelul lor de implicare, ceea ce va reduce fluctuația de personal.

Caracteristici cheie ale unui sistem ERP prietenos

Alegerea unui sistem ERP ușor de utilizat nu implică doar evaluarea interfeței de utilizare, ci este necesară și o înțelegere profundă a modului în care angajații interacționează zilnic cu sistemul software. Iată câteva caracteristici esențiale de prioritizat în selecția unui ERP centrat pe nevoile utilizatorilor:

Tablouri de bord simplificate și meniuri personalizate

Primul semn care arată că un soft ERP a fost dezvoltat având la bază nevoile utilizatorilor este existența tablourilor de bord și a meniurilor personalizate, în funcție de fiecare rol în parte. Ele oferă informații adaptate pentru fiecare angajat, relevante pentru activitatea acestuia. În acest fel este eliminată complexitatea sistemului ERP și nevoia de a tria informațiile din zeci de rapoarte care nu au nicio legătură cu specificul job-ului.

Oferă mobilitate afacerii și posibilitatea de lucru de la distanță

Pe măsură ce munca de la distanță continuă să redefinească modul în care lucrăm, mobilitatea afacerilor a devenit o caracteristică indispensabilă pentru aplicațiile ERP. Acum, angajații au nevoie să acceseze datele de business și să lucreze din orice locație, iar soluțiile ERP care permit accesul la aplicație de pe orice dispozitiv mobil sunt mai necesare ca niciodată.

Permit automatizarea proceselor de business și simplifică introducerea datelor în sistem

Sistemele ERP centrate pe utilizator simplifică operațiunile de introducere a datelor și automatizează task-urile repetitive și consumatoare de timp. Instrumentele de automatizare, cum ar fi funcționalitățile de completare automată și introducerea datelor prin drag-and-drop, pot face procesul de data entry mai rapid și lipsit de erori. În mod similar, fluxurile de lucru automatizate și algoritmii de învățare automată pot eficientiza sarcinile monotone, eliberând angajații pentru a se concentra pe activități mai importante.

În ambele cazuri, integrarea softului cu restul aplicațiilor utilizate joacă un rol crucial. De exemplu, un sistem ERP care se integrează perfect cu instrumentele de gestionare a relațiilor cu clienții (CRM) și sistemele de salarizare permite utilizatorilor să acceseze și să actualizeze toate informațiile relevante dintr-o singură aplicație.

Oferă analize clare, acționabile și prognoze de business realiste

Valoarea unui ERP nu constă doar în datele pe care le colectează, ci și în informațiile pe care le oferă. Sistemele ERP moderne și ușor de utilizat pot genera cu ușurință analize relevante, care să poată susține într-un mod complet procesele de decizie și dezvoltarea afacerii.  Totodată, prin generarea unor prognoze relevante pe baza datelor din trecut, companiilor le va fi mult mai ușor să identifice ariile de business performante sau mai puțin performante, astfel încât să acționeze în consecință.

Concluzie

UX începe să devină un factor din ce în ce mai puternic în procesul de selecție a unui soft ERP. Prioritizând soluțiile intuitive și prietenoase cu utilizatorii, companiile se vor asigura că le oferă angajaților toate instrumentele de care au nevoie pentru a le crește productivitatea și pentru a le ușura munca. Chiar dacă aplicațiile ERP moderne pot implica costuri de achiziție și implementare mai mari, investiția este ușor de recuperat pe termen lung prin reducerea cheltuielilor de training și suport în utilizare.

Vrei și tu un sistem ERP care să îți ofere toate beneficiile pe care ți le-am prezentat? Testează DEMO GRATUIT Soft1 Cloud ERP și descoperă o aplicație cu o interfață simplificată, pe orice ecran, ce oferă o experiență de utilizare  (UX) de neegalat pentru a crește productivitatea tuturor angajaților și pentru a le facilita operațiunile de zi cu zi!