Pe măsură ce companiile evoluează de la modul de lucru tradițional la cel electronic, devine tot mai evidentă nevoia de digitalizare a operațiunilor. Indiferent dacă este vorba despre procesele de HR, cele de relații cu clienții, ori cele operaționale, în prezent fiecare companie trebuie să asigure desfășurarea optimă și eficientă a activității. Cu toate acestea, foarte multe business-uri încă își desfășoară operațiunile într-un mod analog, fie din cauza costurilor pe care digitalizarea proceselor de business le implică, ori din cauza reticenței angajaților la schimbare. Acum însă, a sosit momentul să renunți la vechiul mod de lucru și să îmbrățișezi digitalizarea afacerii tale.

De ce? Automatizarea operațiunilor prin implementarea unor soluții business software avansate, precum aplicațiile oferite de IT HIT, te vor ajuta să îți reduci costurile operaționale, să îți crești eficiența și să te adaptezi schimbărilor inevitabile din mediul de business mult mai ușor. În plus, îți vei îmbunătăți relațiile cu clienții și vei identifica noi oportunități de dezvoltare a afacerii tale. De unde începi? Iata principalele procese pe care îți recomandăm să le digitalizezi, astfel încât să îți atingi obiectivele:

Managementul relațiilor cu clienții

Creșterea în popularitate a instrumentelor digitale a ridicat nivelul așteptărilor clienților tăi și standardele pe care le au atunci când interacționează cu compania ta. Totodată, aceleași standarde se aplică și pentru desfășurarea proceselor interne. Fie că ne referim la soluția CRM utilizată sau la canalele de comunicare pe care le pui la dispoziția clienților și angajaților tăi, acestea trebuie să asigure o experiență de utilizare perfectă.

Astfel, primul pas pentru digitalizarea fluxurilor de lucru pentru managementul relațiilor cu clienții este să înțelegi cu exactitate care sunt procesele pe care le desfășori în prezent. Începe prin a crea o listă și o hartă a operațiunilor, astfel încât să obții o imagine de ansamblu asupra lor. Făcând acest pas vei ști exact unde te poziționezi pentru a începe să faci îmbunătățiri și pentru a-ți simplifica procesele de relații cu clienții, în vederea eficientizării lor. Ulterior, în funcție de procesele pe care le desfășori, vei putea alege soluții CRM care îți oferă toate funcționalitățile de care ai nevoie. De exemplu, în cazul în care descoperi că echipa ta de vânzări desfășoară foarte multe operațiuni de introducere manuală a datelor în sistem, le vei putea automatiza. De asemenea, alegând o aplicație precum Soft1 Cloud CRM, vei avea posibilitatea să setezi alerte pentru a nu uita să îți contactezi clienții în momentul stabilit sau să obții rapoarte avansate despre activitatea de vânzări.

Operațiunile financiare și contabile

Pentru orice companie, operațiunile financiare sunt printre cele mai importante. Din acest motiv, este  necesar să prioritizezi digitalizarea acestora pentru a ține pasul cu concurența. Desfășurarea proceselor într-un mod analog îți va aduce costuri mai mari, timp de răspuns mai lent și servicii financiare mai slabe oferite clienților. În cazul operațiunilor financiare, automatizarea proceselor te va ajuta să ai o evidența mai clară a veniturilor și a cheltuielilor, să poți emite facturi cu ușurință și să crești nivelul încasărilor. În plus, datorită digitalizării vei elimina complet riscul erorilor umane, prin care documentele financiare pot fi pierdute sau distruse accidental.

Nu în ultimul rând, compania ta va avea posibilitatea să facă față într-un mod optim la schimbările din piață, ori la o creștere semnificativă a cererii pentru serviciile sau produsele pe care le oferi. Pandemia a demonstrat că business-urile care au prioritizat digitalizarea operațiunilor financiar-contabile, și nu numai, s-au putut adapta mult mai ușor factorilor neprevăzuți, astfel încât activitatea să nu le fie afectată într-un mod semnificativ. Totodată, este important să adopți o abordare holistică în schimbarea acestor procese, care să depășească simpla digitializare a documentelor pe hârtie. Scopul este să le reinventezi și să le simplifici, valorificând tehnologia pentru a crea o organizație care operează într-un mod mai productiv.

Managementul resurselor umane

Operațiunile de HR sunt multiple și implică un număr mare de sarcini. De la gestionarea manuală a informațiilor despre angajați, la desfășurarea activităților de recrutare, ori payroll și până la procesele de well-being și retenție ale angajaților, toate aceste task-uri pot deveni copleșitoare fără digitalizare. Specialiștii de HR au nevoie, în primul rând, să poată accesa și actualiza informații rapid pentru a asigura transparență.  Prin utilizarea unor sisteme business software specializate pentru activitatea de resurse umane, angajații tăi își vor putea desfășura activitatea mult mai eficient, comunicarea va fi îmbunătățită, iar eventualele blocaje care pot apărea prin ținerea evidenței a formularelor, a chestionarelor sau statusurilor candidaților în vederea angajării într-un mod analog vor dispărea.

Procesele de producție sau distribuție

Operațiunile de producție și distribuție sunt esențiale pentru dezvoltarea fiecărei afaceri, indiferent de dimensiune. Cu toate acestea, deseori sunt complexe și necesită o coordonare atentă între angajați. Digitalizarea proceselor operaționale prin implementarea unei soluții precum Soft1 Cloud ERP, te va ajuta să economisești timp, să îți reduci costurile și să crești productivitatea. De asemenea, îți va permite să generezi rapoarte detaliate pentru a urmări în orice moment performanța companiei tale și te va ajuta să identifici problemele în timp util pentru a le rezolva cât mai rapid.

Concluzie

Pentru a-ți digitaliza cu succes procesele de business, trebuie să începi printr-o analiză atentă a operațiunilor și prin identificarea elementelor care pot fi îmbunătățite, automatizate sau eliminate. Indiferent dacă reprezinți o companie mare sau o companie mică, digitalizarea te va ajuta să economisești timp și bani, contribuind în același timp și la creșterea productivității.

Chiar dacă schimbarea modului de lucru poate fi inconfortabilă pe termen scurt, beneficiile oferite pe termen lung sunt de necontestat. Indiferent de procesele pe care le-ai identificat, atunci când iei decizia de a-ți digitaliza procesele de management al relațiilor cu clienții, nu uita să comunici clar cu echipele implicate despre această schimbare și beneficiile pe care le oferă. Deseori, schimbarea modului de lucru poate genera incertitudine, mai ales în rândul angajaților retincenți la schimbare.

Echipa IT HIT te poate ajuta să începi procesul de digitalizare al afacerii tale alături de specialiști experimentați, care înțeleg cu adevărat nevoile tale. Contactează-ne și spune-ne care sunt operațiunile pe care vrei să le digitalizezi, iar noi te putem ajuta!